西藏自治区农业农村厅行政执法
案卷管理制度
（试 行）
第一条 为加强农业行政执法案卷管理，保障依法行政，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》、《西藏自治区农业农村厅全面推行行政执法公示制度执法全过程记录制度重大执法决定法制审核制度工作方案》，结合工作实际，制定本制度。
第二条 本制度所称行政执法案卷是指农业行政执法机构在履行行政许可、行政处罚、行政强制、行政检查、行政征收征用5类行政执法职责过程中形成的汇集成卷的案件材料。
第三条 行政执法案卷的管理遵循统一、规范的原则。
第四条 行政执法案卷分为简易程序案卷和一般程序案卷。简易程序案件多案一卷。一般程序案件一案一卷，案情重大、复杂或材料过多时可一案数卷。
案卷归档一般包括材料整理、排序编号、填写卷宗封面、卷内目录、卷内备考表和装订入盒等步骤。
第五条 简易程序案件归档材料包括：
（一）当场处罚决定书；
（二）罚款收据；
（三) 其他文件材料。
第六条 一般程序案件归档材料包括：
（一）立案材料。包括投诉信函、投诉受理记录、案件移送函、立案审批表等；
（二）调查取证材料。包括现场检查笔录、现场照片、限期整改通知书、询问笔录、证人证言、协助调查材料、鉴定材料、身份证明等；
（三）审查决定材料。包括案件调查终结报告、行政处罚事先(听证)告知书、陈述申辩笔录、听证笔录、重大行政处罚决定集体讨论记录、行政处罚审批表、行政处罚决定书等；
（四）处罚执行材料。包括罚款收据、执行情况记录、行政决定履行催告书、强制执行决定书、结案审批表等。
当事人提起行政复议或者行政诉讼形成的文件材料，可并入原案卷保管，或单独立卷保管。
第七条 案件结案后，立卷人应当及时将案件处理过程中形成的各种文书和材料进行收集整理。材料整理应当符合下列规定;
（一）能够采用原件的材料应当采用原件，不得以复印件代替原件存档；
（二）整理时应拆除文件上的金属物，超大纸张应折叠成A4纸大小。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪色的文件、热敏纸文件应予复制；
（三）横印文件材料应当字头朝装订线摆放；
（四）文件材料装订部分过窄或有字的，用纸加宽装订，纸张小于卷面的用A4纸进行托裱；
（五）需要附卷保存的信封，应当打开展平后加贴衬纸留存或者复制留存，邮票不得撕揭。
第八条 案件材料整理后，按照下列规则进行排序编号：
（一）简易程序案卷同一案件按当场形成的执法材料和其他文件材料的顺序排列；不同案件按结案时间的先后顺序排列；
（二）一般程序案卷按照执法办案流程的时间先后顺序排列(档案管理部门另有规定的从其规定)；
（三）卷内文件材料用号码机以阿拉伯数字依次编号。正面编号在文件的右上角，背面编号在文件的左上角，背面无内容的不编号。
第九条 行政处罚案卷由卷宗封面、卷内目录、卷内文件材料、卷内备考表、封底组成。
卷宗封面包括：立卷单位、案号、案件名称、年度、页数、保管期限。
卷内目录包括：序号、文号、文件材料名称、页号、备注。
卷内备考表包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
第十条 案卷装订入盒时应当符合下列要求：
（一）装订时左边和下边取齐，采用两孔一线的方法在左边装订，装订要牢固、整齐，不压字迹，便于翻阅；
（二）案卷背面装订线处用封条封装，并加盖单位公章；
（三）将案卷置于规格统一的卷盒中，并在卷盒盒脊填写所存案卷的年份、保管期限、起止卷号。
第十一条 对于难以入卷保存的物证、视听资料、电子数据等证据材料，可以拍摄、冲洗、打印或者刻录成光盘后入卷，相关证据材料装入证据袋另行保存，并在卷内备考表注明。
第十二条 简易程序案卷保管期限为5年；一般程序案卷保管期限为30年；涉及处置重大突发事件、群体事件的其他重大、疑难、复杂的执法活动的案卷，应当永久保存。
保管期限从案卷装订成册的次年1月1日起计算。
第十三条 根据工作需要、案卷数量，配置相应的档案库房、档案柜、档案装订器材、温湿度调控设备和其它必要的设备，并指定专人管理。档案库房要符合防火(高温)、防盗，防潮、防尘、防光、防霉、防虫鼠等要求。
第十四条 具有行政执法职能的机关处室局、厅属单位已经办结的行政执法案卷要各自指定专人进行集中统一管理。
第十五条 因工作需要借用、复印行政处罚案卷的，应经本单位分管领导批准并登记，做到有据可查。借用人员应有效使用，妥善保管，不得将行政执法案卷挪作他用。
第十六条 行政处罚案卷管理工作纳入各级农业行政执法机构工作考核。凡发生丢失、涂改、伪造、损毁、擅自销毁案卷等行为的，依据国家档案管理法规追究责任。
第十七条 本规定自印发之日起施行。
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